Mở một quán cafe là ước mơ của nhiều người, nhưng setup quán cafe nhỏ sao cho hiệu quả với ngân sách hạn chế lại là một bài toán không hề đơn giản. Để tránh những sai lầm tốn kém và đảm bảo quán vận hành suôn sẻ ngay từ đầu, bạn cần có kế hoạch chi tiết, từ việc chọn mô hình, tối ưu chi phí, thiết kế không gian đến mua sắm trang thiết bị hợp lý.

Trong bài viết này, daotaophache.com sẽ chia sẻ những bí quyết thực tế giúp bạn setup quán cafe thành công mà không cần đầu tư quá nhiều tiền.



1. Setup quán cafe – Thách thức và cơ hội

Thị trường kinh doanh quán cafe đang phát triển mạnh mẽ, với hàng trăm quán mọc lên mỗi năm. Nhưng tại sao vẫn có nhiều quán đóng cửa chỉ sau vài tháng? Lý do chính là chi phí mở quán cafe không được tối ưu, thiếu chiến lược rõ ràng và không có điểm nhấn riêng biệt.

Nhưng đừng lo! Nếu bạn biết cách lên kế hoạch setup quán cafe hợp lý, bạn hoàn toàn có thể:

✅ Tiết kiệm 20-30% ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.
✅ Thu hút khách hàng ngay từ ngày khai trương nhờ thiết kế và chiến lược marketing phù hợp.
✅ Vận hành trơn tru, tối ưu lợi nhuận ngay trong 6 tháng đầu tiên.

Vậy đâu là những yếu tố quyết định đến thành công của một quán cafe? Hãy cùng tìm hiểu!

2. Xác định mô hình kinh doanh và phong cách quán

2.1. Chọn mô hình quán cafe phù hợp với ngân sách

Trước khi bắt tay vào setup quán cafe, bạn cần xác định mô hình kinh doanh phù hợp với nguồn vốn và đối tượng khách hàng. Một số mô hình phổ biến gồm:

? Quán cafe truyền thống: Phù hợp với khách hàng ngồi lại, cần không gian đẹp và phục vụ đa dạng đồ uống. Chi phí đầu tư cao hơn do cần mặt bằng rộng và thiết kế chỉn chu.

? Cafe take-away: Dành cho khách hàng mang đi, ít cần bàn ghế, tiết kiệm chi phí mặt bằng và nhân sự.

? Cafe nhượng quyền: Mô hình có sẵn thương hiệu, công thức, nhưng chi phí nhượng quyền khá cao.

? Cafe container hoặc xe đẩy: Mô hình tiết kiệm chi phí nhất, không cần thuê mặt bằng lớn, phù hợp cho startup nhỏ.

Lời khuyên: Nếu bạn có ngân sách hạn chế, hãy bắt đầu với mô hình take-away hoặc xe đẩy. Khi đã có doanh thu ổn định, bạn có thể mở rộng sau.

2.2. Phong cách thiết kế ảnh hưởng đến chi phí như thế nào?

Thiết kế quán cafe không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng mà còn quyết định ngân sách đầu tư ban đầu. Dưới đây là một số phong cách phổ biến:

✔ Phong cách tối giản (Minimalist): Sử dụng nội thất đơn giản, decor nhẹ nhàng → Tiết kiệm chi phí mà vẫn hiện đại.

✔ Phong cách Vintage: Cần nhiều đồ trang trí cổ điển, bàn ghế gỗ, đèn thả → Chi phí cao hơn nhưng mang lại không gian ấm cúng, hoài niệm.

✔ Phong cách Industrial (Công nghiệp): Tận dụng tường gạch thô, nội thất kim loại → Giảm chi phí sơn sửa, tạo cá tính mạnh mẽ.

✔ Phong cách Hàn Quốc hoặc Bohemian: Được giới trẻ yêu thích, nhưng đòi hỏi đầu tư decor kỹ càng → Tốn kém nhưng dễ viral trên mạng xã hội.

⏩ Mẹo tiết kiệm chi phí:

  • Tận dụng nội thất cũ hoặc mua lại từ các quán sang nhượng.
  • Dùng vật liệu giá rẻ nhưng có tính thẩm mỹ cao như gỗ pallet, gạch bông, đèn LED dây.
  • Tự thiết kế không gian thay vì thuê kiến trúc sư nếu ngân sách hạn chế.
>>>Khám phá thông tin ở đây: khoá học pha chế cafe.



3. Lập kế hoạch tài chính cho việc setup quán cafe

3.1. Dự toán chi phí mở quán cafe: Những khoản quan trọng

Một quán cafe cần ít nhất 5 hạng mục chi phí quan trọng, bao gồm:

? Chi phí thuê mặt bằng: Nếu mở quán nhỏ, nên chọn những khu vực có giá thuê vừa phải, từ 5-10 triệu/tháng.

? Chi phí thiết kế & nội thất: Tùy phong cách mà có thể dao động từ 20-50 triệu.

? Chi phí mua sắm thiết bị pha chế: Máy pha cafe, máy xay, ly tách… Ít nhất 30-80 triệu.

? Chi phí nguyên liệu & tồn kho: Cà phê, sữa, syrup, trà... Khoảng 10-20 triệu/tháng.

? Chi phí marketing & khai trương: Quảng cáo, chương trình giảm giá, khoảng 5-15 triệu.

? Tổng chi phí trung bình: Từ 100 - 300 triệu tùy quy mô. Nhưng nếu biết cách tối ưu, bạn hoàn toàn có thể setup quán cafe chỉ với 50 triệu!

3.2. Cách tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng

Làm thế nào để tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng quán?

? Chọn mặt bằng nhỏ nhưng vị trí đắc địa: Thay vì thuê mặt bằng lớn nhưng xa trung tâm, hãy chọn nơi có nhiều người qua lại.

? Mua sắm thiết bị thanh lý: Nhiều quán cafe sang nhượng lại máy móc với giá rẻ hơn 30-50% so với hàng mới.

? Tận dụng sức mạnh của marketing online: Tạo fanpage, chạy quảng cáo trên Facebook, TikTok thay vì in banner, tờ rơi.

? Tự học pha chế hoặc tham gia khóa học barista giá rẻ: Giúp bạn chủ động trong việc pha chế, không cần thuê quá nhiều nhân viên.

? Định giá hợp lý và tối ưu menu: Đừng mở rộng menu quá nhiều, hãy tập trung vào 3-5 món chủ lực, vừa giảm chi phí nguyên liệu vừa dễ dàng kiểm soát chất lượng.

4. Tìm kiếm mặt bằng giá rẻ nhưng hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi setup quán cafe chính là vị trí mặt bằng. Nếu chọn sai, bạn có thể mất khách hoặc phải chịu mức giá thuê quá cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

4.1. Vị trí quán cafe – Giá thuê và lợi ích kinh doanh

? Khu vực trung tâm, đông dân cư → Giá thuê cao nhưng dễ hút khách.
? Hẻm nhỏ hoặc ngoại ô → Giá rẻ hơn, nhưng cần chiến lược marketing tốt.
? Khu văn phòng, trường học → Phù hợp với mô hình take-away.

4.2. Bí quyết thương lượng giá thuê mặt bằng tốt nhất

? Mẹo tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng:

  • Thương lượng hợp đồng dài hạn để có mức giá thuê ổn định.
  • Chọn mặt bằng có sẵn nội thất cơ bản để giảm chi phí setup.
  • Xem xét các mặt bằng sang nhượng từ quán cũ để tiết kiệm chi phí sửa chữa.
>>>Tìm hiểu chi tiết nội dung tại đây: chiến lược marketing quán cafe.

5. Thiết kế quán cafe tiết kiệm mà vẫn ấn tượng

Thiết kế quán cafe không nhất thiết phải đắt đỏ mới đẹp. Một không gian có tính thẩm mỹ cao, phù hợp với đối tượng khách hàng sẽ giúp bạn thu hút nhiều khách hơn mà không cần chi quá nhiều vào decor.

5.1. Các phong cách thiết kế quán cafe phổ biến

Bạn có thể lựa chọn một trong những phong cách dưới đây:

✔ Phong cách tối giản (Minimalist): Tập trung vào không gian mở, nội thất đơn giản, gam màu trung tính → Chi phí thấp, dễ setup.

✔ Phong cách Vintage: Dùng bàn ghế gỗ, tường gạch trần, ánh sáng vàng → Tạo không gian ấm cúng, thu hút khách hoài niệm.

✔ Phong cách Công nghiệp (Industrial): Tận dụng vật liệu thô như bê tông, sắt thép, ánh sáng tự nhiên → Chi phí decor thấp, dễ bảo trì.

✔ Phong cách Hiện đại - Instagrammable: Tạo góc check-in đẹp với đèn LED, tranh treo tường, cây xanh → Dễ viral trên mạng xã hội.

5.2. Cách tận dụng không gian và nội thất có sẵn

? Mẹo thiết kế quán cafe tiết kiệm:

  • Mua đồ nội thất cũ từ quán sang nhượng thay vì mua mới 100%.
  • Tận dụng đồ DIY (tự làm) như kệ gỗ, đèn handmade để trang trí.
  • Dùng cây xanh thay vì trang trí cầu kỳ, giúp quán thêm thoáng đãng.
  • Sử dụng đèn LED dây để tạo không gian lung linh mà không tốn kém.
Một quán cafe đẹp, ấn tượng không cần phải quá hoành tráng, quan trọng là sự hài hòa giữa không gian, ánh sáng và trải nghiệm khách hàng.

6. Mua sắm thiết bị pha chế và nội thất giá tốt

Một trong những khoản đầu tư quan trọng khi setup quán cafe chính là thiết bị pha chế. Chất lượng đồ uống phụ thuộc rất lớn vào thiết bị mà bạn sử dụng.

6.1. Danh sách thiết bị cơ bản cho quán cafe

? Máy pha cafe chuyên nghiệp (Espresso Machine)
? Máy xay cafe (Coffee Grinder)
? Dụng cụ pha chế thủ công (Pour-over, French Press, Moka Pot)
? Bình lắc, ca đánh sữa, cốc đong
? Máy làm đá hoặc tủ lạnh bảo quản nguyên liệu

⏩ Lưu ý: Không phải lúc nào cũng cần mua máy mới, bạn có thể mua lại máy pha cafe cũ từ các quán sang nhượng với giá chỉ bằng 50-70% so với máy mới mà vẫn đảm bảo chất lượng.

6.2. Mẹo mua sắm tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng

? Cách tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị:
  • Mua thiết bị thanh lý từ quán đóng cửa để giảm 30-50% chi phí.
  • So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp trước khi mua.
  • Đầu tư vào thiết bị quan trọng trước, các món phụ có thể mua sau.
  • Chọn dụng cụ bền, dễ bảo trì để tiết kiệm chi phí sửa chữa.
Một quán cafe vận hành tốt không cần quá nhiều thiết bị đắt tiền, mà cần chọn đúng thiết bị phù hợp!

7. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên quyết định trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Dù có quán đẹp, đồ uống ngon nhưng phục vụ kém, khách cũng sẽ không quay lại.

7.1. Cách tuyển dụng nhân viên với chi phí hợp lý

? Tuyển nhân viên part-time thay vì full-time để tối ưu chi phí.
? Tận dụng thực tập sinh từ các khóa học pha chế để giảm chi phí đào tạo.
? Đào tạo nhân viên kiêm nhiều vai trò (pha chế, phục vụ, thu ngân) để linh hoạt khi vận hành.

7.2. Đào tạo nhân viên để tăng hiệu quả kinh doanh

? Những kỹ năng nhân viên quán cafe cần có:
✔ Kỹ năng pha chế chuyên nghiệp.
✔ Giao tiếp, tư vấn khách hàng thân thiện.
✔ Quản lý đơn hàng nhanh chóng, tránh sai sót.
✔ Kỹ năng upsell, giới thiệu thêm sản phẩm để tăng doanh thu.

? Nếu bạn muốn đào tạo nhân viên bài bản, chuyên nghiệp, hãy tham khảo các khóa học pha chế tại daotaophache.com để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất!

8. Chiến lược marketing hiệu quả với ngân sách hạn chế

Bạn có thể có quán cafe đẹp, đồ uống ngon, nhưng nếu không có chiến lược marketing tốt, khách hàng sẽ khó biết đến bạn.

8.1. Marketing online cho quán cafe với chi phí thấp

? Tạo Fanpage & Instagram chuyên nghiệp với hình ảnh bắt mắt.
? Chạy quảng cáo Facebook Ads với ngân sách nhỏ để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
? Tận dụng TikTok để viral quán cafe bằng các video giới thiệu quán, review đồ uống.
? Hợp tác với Food Blogger, KOLs để quảng bá quán nhanh chóng.

8.2. Tận dụng mạng xã hội để quảng bá quán cafe

? Các chiến lược giúp quán nhanh chóng nổi bật:
  • Tạo mini game tặng voucher trên Facebook để thu hút khách hàng mới.
  • Mời khách hàng chụp ảnh check-in để nhận ưu đãi → Tăng khả năng lan truyền trên MXH.
  • Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết (mua 10 tặng 1) để giữ chân khách hàng.
Mẹo nhỏ: Một bài đăng Facebook chỉ cần có hình ảnh đẹp, caption hấp dẫn là có thể tiếp cận hàng ngàn khách hàng tiềm năng!
9. Kết luận

✅ Chọn mô hình quán phù hợp với ngân sách để không bị áp lực tài chính.
✅ Tận dụng thiết bị, nội thất thanh lý để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
✅ Tự học pha chế hoặc tham gia khóa học barista để chủ động vận hành.
✅ Tập trung vào marketing online để quảng bá quán hiệu quả với chi phí thấp.

Bạn đã sẵn sàng bắt tay vào setup quán cafe chưa? Nếu bạn cần thêm hướng dẫn, hãy tham khảo các khóa học chuyên sâu về setup quán cafe tại daotaophache.com để được hỗ trợ tốt nhất!
Hãy biến ước mơ sở hữu quán cafe thành hiện thực ngay hôm nay! ☕