Lễ khởi công dự án hay lễ động thổ là sự kiện khôn xiết quan yếu được tổ chức trước khi bắt đầu thi công công trình. Quy mô của công trình sẽ là yếu tố quyết định tầm cỡ của sự kiện. Do những ý nghĩa to lớn mà lễ khởi công mang lại nên bất cứ chủ đầu tư nào cũng đều chú trọng việc tổ chức buổi lễ. Dưới đây là một số điều cần tránh trong việc chuẩn bị tổ chức lễ khởi công xây dựng, các doanh nghiệp cần để ý.

Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vietlink

Không nắm được số lượng khách mời
Trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công, doanh nghiệp cần đánh giá đặc tính của công trình để chọn lựa những khách mời quan trọng sẽ tham dự. Và dự trù số lượng khách mời có thể nảy sinh trong khâu truyền bá sự kiện.
Nắm được số lượng khách mời sẽ giúp chuẩn bị đầy đủ các hạng mục như: chọn lựa không gian tổ chức; số lượng bàn ghế cần thuê; chuẩn bị nước, kẹo bánh và có khi cả đồ ăn mặn. Nếu bỏ qua khâu này, có thể bị vỡ kế hoạch khi không thể đáp ứng đủ số lượng khách mời lớn, hoặc dư thừa gây hoang trong quá trình tổ chức lễ khởi công.

Khâu chuẩn bị qua quýt
Chuẩn bị qua quýt là lỗi thứ 2 các doanh nghiệp thường mắc phải. Việc lên kịch bản thiếu nội dung; không có thời gian cụ thể; không phân công công việc cho từng người… dẫn đến nguy cơ cao thảy sự kiện sau đó sẽ diễn ra không có sự thống nhất.

Trong khâu trang trí hay lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng cần lưu ý theo dõi cẩn thận để tránh xảy ra trường hợp “thừa đầu thiếu đuôi”. Thiết bị không ăn nhập gây ảnh hưởng đến khuân mặt sự kiện và cái nhìn của khách mời. Điều quan trọng nhất có lẽ là tiếp đón khách mời cần mĩ ý, niềm nở; từ việc đón khách, nơi để xe, dẫn khách đến chỗ ngồi,… Điều này sẽ để lại ấn tượng đầu tốt đẹp với khách mời, giúp khách mời có thể bỏ qua những sơ sót nhỏ trong chương trình lễ khởi công sau đó.

Không lên kế hoạch ngừa
Bất kỳ kế hoạch nào cũng có thể xuất hiện những cảnh huống không mong chờ. Một cách chuyên nghiệp thì cần có đến 2-3 dự tính và khắc phục rủi ro đối với kịch bản lễ khởi công. tỉ dụ như: không thuê được bộ âm thanh ánh sáng mong muốn; MC có việc bận đột xuất; Tiết mục, trò chơi không hợp với đối tượng khách mời có mặt cốt hôm đó…

Việc không lên kế hoạch dự phòng sẽ khiến khách mời đánh giá công ty thiếu chuyên môn, không có nhiều kinh nghiệm và ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp, tập đoàn trong trường hợp có sự cố thật sự xảy ra.