Có thể thấy, các sản phẩm điện thoại nội bộ hiện đang được dùng rất nhiều ở những văn phòng làm việc của các doanh nghiệp, công ty. Thậm chí khá nhiều đơn vị, tổ chức cũng dùng thiết bị này để tối ưu chất lượng công việc hơn. Tuy nhiên, khi dùng điện thoại nội bộ thì vấn đề quản lý giao dịch điện thoại lại được đặt ra.

tổng đài điện thoại

Vậy làm thế nào mà công ty có thể kiểm soát và quản lý được vấn đề này? Câu trả lời là có nhiều cách thức, một trong đó là sử dụng các tính năng có sẵn của sản phẩm điện thoại nội bộ. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những tính năng của sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý giao dịch điện thoại nội bộ tại bài viết bên dưới nha!

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Bạn có thể quản lý nội dung những cuộc gọi tới và đi từ sản phẩm, tự động ghi âm các cuộc gọi đến và gọi đi khi có cuộc thoại (hoặc nếu bạn muốn thì bằng cách thủ công bạn có thể ghi âm bằng cách bấm phím điện thoại). Sau khi được ghi âm thì các file sẽ được lưu dưới dạng .wav, bạn có thể sử dụng các chương trình nghe nhạc nghe trực tiếp file ghi âm (như windows media …) một cách dễ dàng và thuận tiện.

File ghi âm sẽ được lưu lại một cách khoa học dạng cây thư mục và ngày giờ thực hiện cuộc gọi cũng như là số điện thoại đã gọi đến. Trong trường hợp cần thiết bạn sẽ rất dễ dàng để rà soát và trích xuất để nghe lại nếu như cần.

Hơn nữa, với hệ thống này, bạn có thể lưu trữ backup ở nhiều ổ cứng khác nhau. Điều này sẽ càng thuận tiện cho quá tình backup dữ liệu nếu bạn có nhu cầu backup dữ liệu. Không những như vậy, thiết bị điện thoại nội bộ còn cho bạn rất tương đối nhiều tùy chỉnh tiện ích như ghi âm tùy chọn theo múi giờ thời gian (ví dụ: chỉ ghi âm theo giờ hành chính…), chạy chế độ ẩn…

Tính năng hiện số cũng như thông tin cuộc gọi

Thông qua một màn hình hiể thị dưới góc phải của màn hình, bạn sẽ trải nghiệm chế độ tự động hiển thị POPUP các thông tin liên quan đến cuộc gọi của khách hàng. Điểm đặc biệt là nó không chỉ hiển thị trên một máy tính mà còn trên khá nhiều máy tính trong nội bộ mạng LAN nên rất thích hợp cho việc quản lý những cuộc gọi.

Khi đó, số điện thoại của khách hàng gọi tới sẽ được ghi nhớ các nội dung về tên, số máy, tên công ty hay là doanh nghiệp công tác,.. Ngoài ra, các thông tin liên quan tới địa chỉ, email, website … cũng được lưu lại một cách khá là đầy đủ.

lap dat tong dai noi bo

Danh bạ khách hàng này sẽ được lưu trữ tập trung ở một máy tính (máy chủ). Tuy nhiên, nếu như bạn muốn nó vẫn có thể lưu phân tán trên mỗi máy nhỏ (máy trạm). Để thuận tiện trong việc quản lý, bạn hoàn toàn có thể xuất những thông tin liên quan tới cuộc gọi tới cho thiết bị tổng đài nội bộ ra file excel để tiện theo dõi.