Mẹo vặt cuộc sống - đến một số soft quản lý văn bản là thiên hướng của thời đại số

Phần mềm quản lý văn bản được xem là giải pháp toàn diện giúp cơ quan, doanh nghiệp canh tân hành chính hiệu quả. Không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà phần mềm quản lý văn bản còn tiết kiệm chi phí thực hiện đáng kể.

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng của thời đại số

Phần mềm quản lý văn bản là thiên hướng sử dụng của các cơ quan quốc gia và doanh nghiệp hiện thời khi mạng internet và máy tính đã trở nên phổ thông. Đối với khối xử lý công việc hành chính, phần mềm quản lý văn bản là công cụ “cứu cánh” giúp cải cách hành chính đắc lực.

https://phanmemquanlydocpro.jimdofre...y-bang-docpro/

Trong thời đại thư điện tử không còn xa lạ với cán bộ quốc gia cũng như doanh nghiệp, các loại văn bản, giấy má cũng đã dần được số hóa giảm tải công việc cho các phòng ban thực hành. Các công văn, giấy má cũng đã được số hóa gửi đến từng cơ quan thay vì thư giấy. Chính bởi thế, dùng phần mềm quản lý văn bản là một xu thế tất yếu khi đã có đầy đủ tiền đề thực hiện.
Các cơ quan doanh nghiệp giờ hầu hết đã có máy tính nối mạng internet.
Phần mềm quản lý văn bản hiện đang tồn tại ở dạng phần mềm quản lý văn bản độc lập và phần mềm quản lý văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Loại văn thứ nhất sẽ hợp với những doanh nghiệp nhỏ không có chi nhánh đơn vị, không nhiều phòng ban.

Khi dùng loại phần mềm quản lý văn bản độc lập, việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh hay từ văn phòng đến nhà máy, bàn bạc thông tin giữa các phòng ban sẽ mất thời gian sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, quờ quạng thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do vậy dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông báo.

Phần mềm quản lý văn bản mang lại nhiều ích lợi

hiện thời, phần mềm quản lý văn bản được nhiều nhiều đơn vị dùng và đánh giá cao phải kể đến phần mềm quản lý văn bản Cloud Office. Phần mềm này được xây dựng bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn – đơn vị đã có hơn 10 năm kinh nghiệm xây dựng phần mềm các lĩnh vực như khai thương chính điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác.

Công ty Thái Sơn đã có 3 năm liên tục giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng và nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Phần mềm quản lý văn bản hay còn gọi là phần mềm văn phòng điện tử có những ưu việt riêng với lĩnh vực quản lý văn bản như sau:

Quản lý văn bản đến: Giống như một viên chức làm thuê tác văn thư, phần mềm quản lý văn bản có chức năng nhập văn bản đến vào hệ thống. Những văn bản này sẽ được phân loại, cắt cử cũng như các công tác chuyển tiếp văn bản đến, chuẩn y hay dạo như mô hình làm truyền thống.

Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, chức năng quản lý văn bản đi giúp nhập vản bản đi vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban có can hệ, nhận thông báo và cỡ văn bản đi.

Văn bản nội bộ: Chức năng này giúp quản lý văn bản có thuộc tính nội bộ, chả hạn như: Đề xuất, thông tin, tờ trình, đề án…

Văn bản lưu: Với những văn bản không thuộc văn bản đi hay văn bản đến, phần mềm quản lý văn bản sẽ có chức năng lưu lại văn bản này.

Tạo kết liên văn bản: Nhằm giúp cho người dùng dễ kiêng văn bản liên quan, phần phần quản lý văn bản có chức năng cập nhật, bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dựng cấu trúc cây văn bản.

Thống kê mỏng: Bên cạnh đó, phần mềm quản lý văn bản có chức năng thống kê các bẩm theo đúng đề nghị của công tác văn thư truyền thống.

http://phanmem.pixnet.net/